Compreender a gestão de doações é um importante componente para a recuperação de comunidades afetadas por desastres. Entender as necessidades dos atingidos e informar a real demanda, fará com que o processo flua, satisfazendo essas necessidades. A gestão dos bens doados torna mais eficiente quando feito de forma integrada e em conjunto, principalmente quando temos representantes das comunidades juntos das operações. Para obter as informações compatíveis às necessidades e que melhor espelham as demandas das vitimas, são as coletadas atreves de um levantamento junto aos afetados e com o fluxo de informações compartilhado com instituições e órgão envolvidos, bem como os meios de comunicação.
O maior volume de doações será imediatamente após um desastre, criando um pico de recebimento e pode sobrecarregar inicialmente os esforços. Por esta razão, quanto mais cedo podermos levantar dados e informar quais são as necessidades para os doadores, será melhor para o planejamento e estruturação de um processo mais eficaz. É difícil prever todas as necessidades em um processo de ajuda humanitária, pois há várias fases durante um desastre, e cada uma destas fases exigirá diferentes ações para corresponder às necessidades que surgem durante esse período.
O dinheiro é sempre a melhor forma de doação, desde que seja utilizado de forma correta e transparente. Porque são capazes de comprar na quantidade, quando e o que realmente for necessário, e também poderão ser empregados para a geração de renda e a reestruturação economia.
Em muitos casos, na implantação do centro de recebimento e distribuição não poderá exigir um grande armazém, embora o armazenamento adequado seja fundamental para todas as ações de apoio e recuperação. Em um processo de ajuda humanitária, um armazém é usado para receber os itens em geral e pode servir como uma área de triagem e distribuição. O armazém geralmente não é aberto ao público.
Dependendo do tamanho disponível para armazenagem e a quantidade recebida, poderá atuar com um único local, ou então terá a necessidade de dividir a carga por locais. Mas ao buscar um armazém há várias questões a ter em mente como: localização, acesso, tamanho, estrutura e segurança. Devemos analisar também os custos operacionais incluindo a locação (se houver), manutenção, segura e recursos necessários para o processo. Ao escolher o seu armazém, tenha em mente quantos docas de descarregamento e carregamento que precisará criar. Se você está respondendo a um desastre local ou regional, influenciará diretamente na localização, porque se for para atender outras localidades, ele deverá ser de fácil mobilidade para a conveniência de todos os municípios envolvidos. Também é importante para determinar a sua responsabilidade a estrutura, equipamentos e pessoal que terá disponível para desempenhar seu papel.
Os centros de distribuição são os pontos de contato direto com todos os envolvidos no desastre. Alguns centros de distribuição pode se assemelhar a um brechó. No entanto, apenas as famílias afetadas pelo desastre estão autorizadas a selecionar e remover itens para necessidades pessoais. Na maioria das operações, os centros de distribuição funcionam apenas durante a fase emergencial, mas podendo atuara no período de recuperação, dependendo da necessidade.
O centro de distribuição tem que ser de fácil acesso e está localizado perto da área de desastre, ou ter meios para que possa efetuar os atendimentos. Lembrando, que boa parte das vitimas podem ter perdido o seu transporte próprio ou ter sido afetado o transporte publico, e por isso estão sem mobilidade. Este local também poderá ser o lugar onde terão o primeiro contato com as vitimas. Por isso, poderemos considerar a necessidade de ter um assistente social em cada local de distribuição para iniciar o processo de analise de casos. Isto é importante para o fluxo de informações e para manter completos os registros das vitimas atendidas e dos produtos distribuídos.
Centros de distribuição e Pontos de Distribuição são duas operações distintas que funcionam em diferentes fases de desastres, mas podem assemelhar-se uns aos outros em algumas situações. Normalmente são criadas imediatamente após um grande evento de desastres em locais centralizados onde o público pode pegar mercadorias para a manutenção da vida. Essas mercadorias normalmente incluem alimentos, leite, água, cobertores, roupas e outros itens conforme necessário. Estes pontos de distribuição costumam ficar abertas e servir o público até que certas partes dos serviços e/ou estruturas governamentais poderão ser reinstalados e poderá funcionar o suficiente para suprir a falta de comida, água e outras necessidades, como em tempos normais. Já os centros de distribuição responsáveis por prevê e estocar por longo prazo as necessidades dos sobreviventes, até que tenham autonomia financeira e estejam reestruturados psicossocialmente.
Quando se planeja um armazém e/ou um centro de distribuição, devemos ter disponíveis um dos recursos primordiais para o funcionamento destas engrenagens, a mão de obra, que então terá que ser treinada e capacitada para exercer as atividades. Lembrando que na maioria são voluntários sem experiência e motivados emocionalmente. Em muitos casos, apenas o voluntariado não serão o bastante, devido ao grande número de interessados no primeiro momento vindo a reduzir ao passar do tempo ou por haver a necessidade de profissionais específicos para determinadas áreas, então nestes casos fará necessário a contratação de funcionários.
As questões de responsabilidade sobre transporte e entrega é sempre de grande preocupação, mas o transporte é uma parte essencial da armazenagem. No recebimento de donativos, devemos ser seletivo com as mercadorias doadas através de uma triagem muita bem criteriosa, para com isso segregar os recursos sem condições de uso ou que possa afetar a segurança ou a saúde de quem o receber. E quando estivermos já com a quantidade ideal para atender nosso público alvo, não devemos ter problemas em dizer: "Não.", porque devemos ser justos e conscientes com donativos para que não haja desperdício ou que afete a distribuição para outras localidades com necessidades semelhantes e com pessoas em vulnerabilidade.
O ideal seria se os doadores fizessem parte deste processo de forma mais integrada, no doar demos tomar cautelas para que seja enviado o que realmente será necessário para esta ação, além de separar recursos em boas condições, limpos e prontos para poderem ser utilizadas. Devemos pensar que estaremos enviando para locais com diversas dificuldades para lavar, costurar, e outras urgências. Essas medidas são para roupas, calçados, cobertores, e outros recursos que tem a necessidade desta atenção, já no caso de alimentos, devemos ver data de validade e condições da embalagem, porque muitas vezes temos o trabalho de enviar muitos caminhões com recursos sem condições de uso, que apenas terão ocupado um veiculo, entulhado uma área necessária para outras finalidades, tomado o tempo de pessoas que poderiam está envolvidas em outras ações, prejudicando uma etapa do processo de ajuda humanitária.
Em um processo logístico de ajuda humanitária temos diversas dificuldades, mas que poderão ser sanadas quando pudermos trabalhar com um processo mais integrado, desde aquele que doa, até o retorno daquele que recebe, como em um logística de uma indústria, precisamos trabalhar em conjunto e unidos para que tenhamos sucesso em ajudar a quem precisa.
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